Digitalisierung

08.04.2022

Von der Karteikarte zur digitalen Verordnungsverwaltung

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Ein Erfahrungsbericht aus 45 Jahren Praxisführung und -verwaltung

Ein Blick auf ein Berufsleben, das fast ein halbes Jahrhundert währt, offenbart die Veränderung im Praxismanagement einer Therapieeinrichtung. Ani Orthofer-Tihanyi erlebte die Entwicklung von Stift und Papier über Computer hin zum Smartphone selbst mit. Hier erzählt sie von ihrer Praxis im Wandel der Zeiten.

Bereits 1977 gründete Ani OrthoferTihanyi eine Physiotherapie-Praxis im Norden der bayerischen Landeshauptstadt München. Zunächst erfolgte der Einsatz als therapeutische Einzelkämpferin von zu Hause aus und die Verwaltung gestaltete sich mit Notizheft und Terminplanung im persönlichen Kalender recht simpel und effektiv.

Die ersten Schritte

Ein paar Jahre später bezog Ani Orthofer-Tihanyi größere Praxisräumlichkeiten, die im Souterrain eines neuen Gebäudes mit niedergelassenem Allgemeinmediziner lagen. Ein eigenes Schwimmbad für die Bewegungstherapie war dabei ein großartiger Zugewinn. Erstmals angestellte Therapeuten arbeiteten in mehreren Behandlungsräumen und das Schwimmbecken wurde, ergänzend zu den Praxisöffnungszeiten, für Schwimmkurse genutzt. Schnell wuchsen die Patientenzahlen.

Papierdokumentation und Abrechnungsunterstützung von außen

Mit den gesteigerten Anforderungen an Dokumentation und Abrechnung investierte die Praxisinhaberin in die Verwaltung. Eine Empfangskraft unterstützte bereits damals die Terminverwaltung im großen Buch, mit einer Spalte je Therapeut und weiteren für die Kurse und die festen Belegungen in der Zusammenarbeit mit einem ansässigen Seniorenheim. Die therapeutische Entwicklung aller Patienten wurde auf einzelnen Karteikarten angelegt und in Kästen, später in Registerschränken, abgelegt.

Für die Abrechnung der gesetzlich versicherten Patienten in Papierform bediente sich die Praxis der Unterstützung eines Dienstleisters. Bereits im Jahre 1968 lernte Ani Orthofer-Tihanyi die Physiotherapeutin Renate Tanzberger – Gründerin des Tanzberger-Konzepts und Fachbuchautorin – kennen. Der Grundstein einer jahrzehntelangen Zusammenarbeit im Bereich der Beckenbodentherapie wurde gelegt und besteht bis heute. Dadurch verlagerte sich im Laufe der Zeit der Schwerpunkt der Praxis: Seminar- und Fortbildungsveranstaltungen ergänzten das Portfolio.

Der Beginn des Computereinsatzes in der Praxis

Anfang der 1990er-Jahre wurde mit steigender Dozententätigkeit der erste Computer angeschafft. Erstmals ließen sich Skripte und Vorträge eigenhändig digital erstellen. Gleichzeitig hielt die neue Technik Einzug in die Praxis. Genutzt wurde sie zur Tabellenkalkulation für die Kursorganisation sowie zur Textverarbeitung für die Rechnungsstellung an Privatpatienten.

2009 entschloss sich Ani OrthoferTihanyi zu einem großen Umzug. In einem Geschäfts- und Ärztehaus bietet sich die Gelegenheit, moderne Räumlichkeiten zu nutzen. Barrierefrei per Aufzug und mit Parkmöglichkeiten vor dem Haus, stehen neben dem Gruppenraum nun vier großzügige, abgeschlossene und helle Behandlungsräume zur Verfügung.

Zusätzlich betreut die Praxis Heime und Behinderteneinrichtungen und bietet Hausbesuche an. Mit modernsten Therapiebänken und Geräten kann sich die Praxis, auch dank ihrem fachlichen Schwerpunkt und der Expertise der Praxisinhaberin, erfolgreich gegen den Fachkräftemangel stemmen. Die insgesamt acht Therapeutinnen werden von einer Verwaltungskraft unterstützt.

Vom Stift zum Smartphone

Die Terminorganisation erfolgte bis 2020 immer noch klassisch über das Terminbuch mit Bleistift und Notizzettel. Die Ablage der Heilmittelverordnung und das Unterzeichnen je Behandlungseinheit wurde weiterhin mittels Karteikarten und Register organisiert.

Nach einem Wechsel des Abrechnungsdienstleisters und der Einführung der neuen Heilmittel-Richtlinie zum Jahreswechsel 2020/21 nutzt die Praxis nun erstmalig das Smartphone für den Praxisalltag. Mithilfe eines digitalen Checks werden alle neuen Verordnungen in wenigen Sekunden vor Behandlungsbeginn geprüft. Ob sie korrekt ausgestellt wurde, wird unmittelbar angezeigt. Liegt ein Fehler vor, kann sich die Praxis sofort auf die Hilfestellung gemäß der Anlage zum Rahmenvertrag verlassen und die Änderung selbst vornehmen, Rücksprache halten oder durch den Arzt abändern lassen.

Damit die Abrechnung noch effizienter und sicherer wird, setzt das Team von Ani Orthofer-Tihanyi jetzt auf thevea Starter. Neben den Funktionen des eVO-Checks werden nun ebenfalls die BG-Verordnung und die zahnärztliche Heilmittelverordnung abgebildet. Somit können alle Belege der Praxis auf einen Schlag digital der Abrechnung zugeführt werden. Der Codierbeleg entfällt ersatzlos für alle Heilmittelverordnungen.

Erleichterungen im Therapiealltag

Im Praxisalltag bewährt sich die Scan-App. Nur wenige Angaben werden noch von der Verwaltungskraft händisch eingegeben. Mit den mobilen Tablets und Smartphones fotografieren die Praxis-Mitarbeiterinnen einfach die Verordnung: Damit wird der Barcode erkannt und ausgelesen. Damit erübrigt sich ein Einlesen der Versichertenkarte bzw. das Abtippen der Daten und die Stammdaten von Patienten und Ärzten werden aufgebaut.

Ein weiterer Vorteil: Praxisinhaberin Orthofer-Tihanyi überblickt sofort die Verordnungen und ihren Status bis zur Abrechnungsfähigkeit. Zusätzlich werden alle zeitlichen Fristen und Vorgaben geprüft. Wichtig ist, dass alle Daten sicher im Rechenzentrum des Abrechnungshauses liegen und sich die Praxis keine Gedanken um Softwareinstallation, Wartung oder beispielsweise Zugriffsrechte machen muss.

Die Zukunft der digitalen Verordnungsverwaltung beginnt heute. Von jedem Ort mit Internetzugang aus ist es der Praxisinhaberin möglich, ihre Praxis zu verwalten. Auch das Team kann problemlos Verwaltungsaufgaben von zu Hause, beim Haus- oder Heimbesuch, am Empfang und in den Behandlungsräumen bearbeiten.

Reinhild Karasek