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29.11.2022

Kassenführung: Letzte Übergangsfrist endet

Kassenführung: Letzte Übergangsfrist endet

Elektronische Kassen ohne technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sind ab 2023 nicht mehr einsetzbar

Automatisierung hilft bei akutem Personalmangel, weshalb die unterschiedlichsten Automaten schleichend das Feld in vielen Bereichen übernehmen: Der Drink im Fitness-Studio wird nicht mehr zwangsläufig an der Bar von einer Servicekraft serviert, sondern eben schnell am Automaten gezogen. Ebenso kaufen sich die Mitglieder am Automaten Jetons, um sie in der Dusche gegen wohltuendes Nass einzutauschen.

So schön es auch ist, dass solche Geräte mitunter ganze Arbeitskräfte ersetzen oder einsparen können, so sehr muss sich ein Studiobetreiber jedoch im Klaren darüber sein, dass damit steuerliche Dokumentationsund Aufzeichnungspflichten einhergehen, die bei sträflicher Vernachlässigung schnell zu Problemen in einer Betriebsprüfung führen können.

Ad-hoc-Risiko: Kassennachschau und Betriebsprüfung

Und hier gibt es im Grunde keine Vorbereitungszeit. Denn Betriebsprüfer haben mittlerweile ein recht umfangreiches Arsenal an Möglichkeiten, um schwarzen Schafen auf die Schliche zu kommen. Sie können beispielsweise inkognito Testeinkäufe durchführen und bei Unstimmigkeiten direkt mit einer Kassennachschau beginnen und sogar zu einer kompletten Außenprüfung übergehen – rechtlich alles vollkommen zulässig!

Absicherung elektronischer Registrier- und PC-Kassen

Sofern an der Bar und am Tresen eine elektronische Registrier- oder PCKasse eingesetzt wird, um Kunden die Barzahlung von Mitgliedsbeiträgen, Getränken und kleinen Snacks zu ermöglichen, haben die Kassen und deren Bedienung strenge Anforderungen zu erfüllen. So müssen die Kassen elektronisch durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein.

Achtung: Die allerletzte Übergangsfrist für alte Kassen, die nach dem 25. November 2010, aber vor dem 1. Januar 2020 gekauft wurden, läuft Ende 2022 ab. Kassen, die über keine TSE verfügen, müssen ausgemustert werden.

Belegausgabepflicht

Bei elektronischen Registrierkassen und bei PC-Kassen hat jeder Geschäftsvorfall mit Bareinnahmen am Ende zu einem Ausgabebeleg zu führen, der dem Gast oder Mitglied angeboten wird – die Quittung muss zum Glück derzeit noch nicht zwingend angenommen werden.

Der Beleg hat allerdings gewisse Anforderungen zu erfüllen und bestimmte Daten zu enthalten, damit ein Prüfer beim Testkauf gleich sieht, ob alles korrekt erfasst wurde. Da diese Informationen recht umfangreich sind, wird hier in der Regel ein QR-Code aufgedruckt, der die erforderlichen Daten enthält und vom Prüfer bequem ausgelesen werden kann.

Formelle Anforderungen an die Kassenführung

Zudem ist eine ordentliche Verfahrensdokumentation mit klaren Zuständigkeitsregeln für Stornos und Änderungen am System verpflichtend und auch die entsprechenden Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle müssen vorgehalten werden, um eine reibungslose Prüfung zu ermöglichen. Außerdem müssen die Einnahmen täglich ausgezählt werden.

Offene Ladenkasse als Alternative?

Aber auch, wenn die Einnahmen ohne Einsatz von Elektronik lediglich in einer offenen Ladenkasse erfasst und verwahrt werden, kann auf das tägliche Auszählen nicht verzichtet werden. Die Bareinnahmen müssen jeden Tag mittels fortlaufend nummerierter Kassenberichte und den zugrundeliegenden Grundaufzeichnungen wie handgeschriebene Bestellzettel und Strichlisten nachgewiesen werden.

Im Prüfungsfall muss dann auch die Kassensturzfähigkeit durch eine sogenannte retrograde Rückrechnung der Tageseinnahmen möglich sein – im Fall einer Prüfung ist die offene Ladenkasse also nicht zwingend ein Vorteil. Vielmehr muss sie mitunter noch penibler geführt werden.

Aufzeichnungspflichten bei Automaten

Selbst bei Getränke- oder Snack-Automaten muss jeden Tag ausgezählt werden. Die wöchentliche oder gar monatliche Auszahlung ist nicht nur einbruchstechnisch, sondern auch steuerrechtlich ein unkalkulierbares Risiko, das man leicht durch tägliche Auszählung vermeiden kann. Denn auch hier handelt es sich jeweils um eine eigene Kasse, für welche die Tagesbareinnahmen täglich dokumentiert werden müssen.

Bei mehreren Automaten kann das schon erheblich in Arbeit ausarten. Bei Kassen ohne Verkaufspersonal, wie beispielsweise bei Waren- und Dienstleistungsautomaten, wird es von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn diese nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden. Es reicht nicht, dass die Geldspeicher geleert und umgehend zur Bank gebracht werden, wo die Einnahmen gezählt und auf das Konto eingezahlt werden. Insoweit ist der Unternehmer bzw. sein Personal verpflichtet, den Kassenbestand unverzüglich beim Leerungsvorgang jedes einzelnen Gerätes zu zählen.

Unproblematisch, aber teuer: Das bargeldlose Bezahlen

Die geringsten Probleme bestehen, wenn der Gast mit EC-Karte zahlt oder das Mitglied seinen Beitrag überweist. Denn dann handelt es sich nicht um Bareinnahmen, die demzufolge auch nicht im Kassenbuch erfasst werden, sondern die elektronischen Aufzeichnungen der Bank werden der Besteuerung zugrunde gelegt. Je nach Geldinstitut fallen dabei allerdings Transaktionsgebühren an, die auf den Gewinn drücken.

Hinzuschätzungen vermeiden

Bei formellen Mängeln der Kassenführung – zum Beispiel fehlende Bedienungsanleitung oder Verfahrensdokumentation – hat ein Prüfer für einen sogenannten Sicherheitszuschlag schon einmal einen Fuß in der Tür. Damit er aber tatsächlich mehr Steuern fordern kann, muss er zusätzlich auch einen materiellen Mangel bei der Kassenbuchführung belegen. Materielle Fehler zeichnen sich dadurch aus, dass der Prüfer nachweisen kann, dass etwas nicht stimmt. Wird beispielsweise beim Testeinkauf der Umsatz nicht in die Kasse eingegeben oder werden die Tageseinnahmen nicht täglich erfasst, kann er in der Regel hinzuschätzen.

Da die Abgrenzung zwischen formell und materiell bei der Abwehrberatung aber mitunter schwierig ist, sollten Unternehmer unbedingt versuchen, alle geforderten Voraussetzungen möglichst akkurat zu erfüllen, um einem Prüfer keine Angriffsfläche zu bieten.

Janine Peine

Bild: ©Shutterstock.com_597393341


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