Recht & Steuer

Recht & Steuer

Recht & Steuer


31.12.2021

Auch Mitarbeiter- daten müssen geschützt werden

Auch Mitarbeiter- daten müssen geschützt werden

TT-DIGI-Serie zum Datenschutz (3)

Die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO betreffen auch die Daten der Mitarbeiter und sogar auch der Bewerber. Datenschutz-Experte Jörg Zehentmaier zeigt auf, worauf Arbeitgeber achten sollten.

Grundsätzlich dürfen Mitarbeiterdaten erhoben und verwaltet werden, jedoch nur die im Rahmen des Arbeitsrechts erforderlichen Stammdaten. Für einen Urlaubskalender oder eine Telefonliste muss eine Einwilligung vorliegen, dasselbe gilt für Bilder beispielsweise auf der Website. Wie schnell kann ein Ex-Mitarbeiter zum Feind werden? Wer an dieser Stelle vorsorgt, vermeidet später teure Geldbußen. Für Betriebe, die mich als Datenschutzbeauftragten beschäftigen, halte ich zwölf verschiedene Einwilligungen bereit.

Bewerbungsmappen vernichten

Die Datenschutz-Richtlinien betreffen neben Mitarbeitern auch Bewerber. Deren Daten, etwa die Bewerbungsmappe, müssen nach Vollzug des Arbeitsvertrags gelöscht werden, ein Bewerberpool darf nur nach vorheriger Zustimmung angelegt werden. Wie Patienten und Mitglieder haben auch Mitarbeiter ein Auskunftsrecht. Sie sollten Personalunterlagen also einerseits getrennt und unzugänglich aufbewahren, und andererseits individuell stets eine Auskunft geben können. Gesundheitsdaten wie den Impfstatus dürfen Sie mit einem Datum erfassen, den Impfpass jedoch nicht kopieren.

Vorsicht bei der Betriebsrente

Beachten Sie bei Mitarbeiterdaten wie Gehaltsnachweisen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Insbesondere bei der Betriebsrente ist Vorsicht geboten! Hier sollten Sie Vereinbarungen mit Mitarbeitern auf jeden Fall sichern, denn ansonsten droht Ihnen die Haftung für Rentenlücken. Ich kann Ihnen nur raten, das Thema Datenschutz sehr ernst zu nehmen. Sollten Sie Fragen dazu haben, melden Sie sich gerne bei mir.

Jörg Zehentmaier

www.qualifizierter-datenschutz.de

Bild: © Shutterstock.com_Jakub Jirsák


‹ Zurück

© TT-Digi 2022